Kaffe på kontoret: sådan vælger I den rigtige løsning
Filterkaffe, kapsler eller en kaffeautomat? Sådan finder I den løsning, der passer til jeres størrelse, smag og budget, uden at betale for meget.
Kaffen er en af de ting på kontoret, som alle bruger hver dag, og som alle lægger mærke til, når den ikke virker. Alligevel bliver den ofte valgt i en fart: nogen køber en maskine, nogen andre bestiller bønner, og tre år senere står I med en løsning, ingen rigtig har valgt.
Her er de spørgsmål, der afgør hvad der passer til jer.
1. Hvor mange kopper drikker I?
Start med forbruget. En god tommelfingerregel er omkring 3 kopper pr. medarbejder pr. arbejdsdag. Et kontor med 20 ansatte drikker altså omkring 60 kopper om dagen, og det er nok til at en lille filtermaskine bliver en flaskehals.
Husk også gæster, møder og dage hvor alle er på kontoret på én gang. Det er spidsbelastningen, maskinen skal kunne klare.
2. De fire typiske løsninger
| Løsning | Passer til | Fordele | Ulemper |
|---|---|---|---|
| Filterkaffe | Få personer, lavt budget | Billig i indkøb, enkel | Kun én slags kaffe, står og bliver bitter på kanden |
| Kapselmaskine | 1-10 personer | Hurtig, mange varianter | Dyr pr. kop, meget affald |
| Fuldautomat (hele bønner) | 10+ personer | Friskmalet kaffe, mange varianter, kakao | Kræver rengøring og service |
| Kaffeautomat med instant | Mange kopper, travle steder | Hurtig, stabil, nem at fylde | Smagen afhænger meget af råvaren |
Der findes ikke én rigtig løsning. Men jo flere I er, jo mere betaler en automat sig hjem i forhold til kapsler.
3. Købe, leje eller kaffeordning?
Køb giver lavest pris over mange år, men I står selv med reparationer, afkalkning og den dag maskinen går i stykker.
Leje betyder en fast månedlig pris for maskinen. Spørg altid hvad der er med: service, reparationer, udskiftning og responstid.
Kaffeordning samler maskine, kaffe og service i én aftale. Det er den nemmeste løsning, men læs vilkårene grundigt.
4. Spørgsmål I bør stille enhver leverandør
- Hvad koster det samlet pr. måned, inklusive kaffe og service?
- Hvor hurtigt kommer en tekniker, hvis maskinen står stille?
- Er der minimumsforbrug eller bindingsperiode?
- Hvem står for rengøring og afkalkning?
- Kan vi prøve maskinen, før vi skriver under?
Det sidste spørgsmål er vigtigere end det lyder. En maskine der ser godt ud i et katalog, kan larme, drysse eller være besværlig at fylde. En prøveperiode afslører det hurtigt.
5. Skat og moms
Kaffe, te og frugt på arbejdspladsen er skattefri for medarbejderne, når det tilbydes alle som en del af den almindelige personalepleje og kun bruges på arbejdspladsen. Til gengæld giver gratis kaffe til medarbejderne som udgangspunkt ikke momsfradrag, mens selve maskinen gør. Undtagelsen er bl.a. kaffe til møder med forretningsforbindelser. Læs mere hos PwC, og spørg jeres revisor ved tvivl.
Kort fortalt
- Regn forbruget ud: antal ansatte gange cirka 3 kopper om dagen.
- Vælg type efter størrelse: kapsler til de små, automat til de større.
- Sammenlign den samlede månedspris, ikke kun maskinen.
- Bed om en prøveperiode.
Kontorguide udgives af folkene bag Kaldea. Kaldea lejer kaffeautomater ud til virksomheder med service og 7 dages gratis prøve. Læs mere på kaldea.dk.